Organisez votre congrès scientifique avec méthode

Bien qu’il s’agisse là de belles occasions pour se rapprocher de leur communauté respective et pour symboliser l’avant-garde avec les plus récentes recherches, organiser des congrès et réunions qui accueillent des centaines et même des milliers de délégués de partout à travers le monde peut être perçu comme un travail ardu. Plusieurs chercheurs l’ont exprimé au fil du temps : « Je suis un scientifique, pas un organisateur d’événement! »

Voici donc nos 6 astuces pour organiser avec succès un événement scientifique. Vos thèmes et programmes en seront vraiment le cœur, et la planification en sera facilitée!

1 Demandez l’aide de vos pairs

Si vous souhaitez organiser le prochain congrès, salon ou réunion de votre communauté ou si on vous demande de le faire, cela ne veut pas dire que l’on vous demande de le faire seul.

Créez d’abord votre comité organisateur en pensant à choisir des personnes qui ont de l’expérience dans l’organisation d’événements ou qui sont prêtes à vous aider à trouver les experts dont vous avez besoin. Par exemple, essayez de trouver des pairs qui peuvent approcher des commanditaires potentiels. Gardez toutefois en tête que votre comité doit compter un nombre limite de membres afin d’éviter d’être inefficace ou de vivre des problèmes de communication.

2 Demandez l’aide des représentants locaux

À propos de la logistique de votre événement, confiez aux représentants du site que vous avez choisi le soin de la planifier et de la mettre en œuvre le moment venu. Cela ne signifie pas qu’il vous faille tout leur confier aveuglément, mais de placer ces responsabilités entre les mains de professionnels qui sont habitués de faire affaire avec des traiteurs, des techniciens en audiovisuel et autres, peut grandement vous aider à diriger votre énergie et votre attention là où vous êtes le plus utile, soit les thèmes qui seront abordés et la liaison avec vos conférenciers et commanditaires.

La meilleure chose à faire? Vérifiez si la ville hôte possède des regroupements ou des cercles d’ambassadeurs qui pourraient vous aider avec votre événement. Ces organisations vous aideront non seulement à préparer vos soumissions et votre événement, elles pourront aussi vous soutenir avec le financement. Le Cercle des ambassadeurs de Québec, par exemple, a joué un rôle crucial en aidant des organisateurs d’événement à accueillir des sociétés et associations internationales d’envergure à Québec.  

3 Doublez votre planification

Comme pour la recherche ou pour tout projet scientifique, ne sous-estimez jamais le temps de planification. Selon l’ampleur du congrès que vous organisez, sa portée, ses participants, ses conférenciers et commanditaires, commencez sa préparation au moins un an à l’avance. Cela vous donnera amplement de temps pour choisir le site de votre événement et pour offrir une sélection économique d’hébergements et de transport à vos participants. En prime, vous aurez ainsi toute la liberté voulue pour demander des propositions de conférences scientifiques, les étudier et les accepter.

4 Créez un programme équilibré

Dans les congrès et salons scientifiques, le thème est évidemment le noyau central. Dans le but d’améliorer l’expérience de tous vos participants et de tous les groupes d’âge, essayez d’avoir un bon équilibre entre chercheurs juniors et séniors. Les plus expérimentés apporteront de la profondeur et de l’importance à votre thème, alors que les plus jeunes y ajouteront de nouvelles perspectives et du dynamisme.

Par ailleurs, même si votre programme est rempli de matières à réflexion et d’excellents contenus, vos participants auront besoin de se détendre à la fin de leur journée et d’explorer la ville hôte. Un peu de « plaisir » n’a jamais fait de mal à personne et permet d’approfondir les liens entre pairs. À cet égard, les activités hors site et les tours organisés peuvent être une belle façon d’encourager le réseautage entre participants, dans un contexte plus informel.

5 Faites la promotion de votre événement

Tous les organisateurs d’événements s’entendent : vous augmenterez les chances de succès de votre événement et la satisfaction de vos commanditaires si vous faites la promotion de votre événement sans relâche. Votre plan de communication devrait être conçu et mis en œuvre en même temps que vous commencez votre planification.

Il y a plusieurs façons abordables de susciter l’intérêt de vos participants, commanditaires et conférenciers : courriels, médias sociaux, site web, blogue, relations publiques avec les médias et par l’association professionnelle officielle de votre domaine.

Lorsque vous établissez des partenariats avec des commanditaires, ces derniers peuvent s’avérer d’une grande aide pour joindre les joueurs clés qui vous permettront de gagner en visibilité et de mousser vos inscriptions. Comme un partenariat est un accord gagnant-gagnant, assurez-vous que votre plan de visibilité prévoit suffisamment de visibilité à vos commanditaires – cela les invitera à donner plus que des sous. Impliquez-les dans le marketing de votre événement!

6 Alimentez le buzz

Faites en sorte que les suites de votre congrès ou salon scientifique durent une fois l’événement terminé. Si possible, négociez avec les journaux et les magazines pertinents longtemps à l’avance, la possibilité de publier les actes ou les résumés de conférences.

Utilisez vos listes de courriels, le blogue de votre événement et les médias sociaux pour maintenir l’engagement de vos participants, rapidement après votre événement et ensuite de façon continue. Par exemple, vous pourriez fournir à vos participants, conférenciers et autres des mises à jour sur le thème que vous avez couvert lors de votre congrès ou salon. En faisant aussi la promotion de l’événement de l’an prochain, vous alimenterez l’intérêt de vos participants (actuels et futurs) pour longtemps!

Pas besoin d’avoir la science infuse pour organiser un événement scientifique! La clé est de bien planifier, d’établir des liens avec les experts locaux et de ne jamais rater une occasion de faire de la promotion. Pensez à la planification de votre événement comme vous le feriez pour tout projet de recherche – et appréciez cette nouvelle expérience!